Wenn du Unternehmen betrachten und du dir deine Organisation mit Facilitation Leadership aufbauen möchtest, dann ist es hilfreich, dir genau zwei Dinge anzusehen. Zum einen ist es die Struktur der Organisation, die für dich und deinen Bereich optimal ist. Zum anderen ist es spannend, die Arbeit die durch diese Struktur fließt zu betrachten, welche Durchlaufzeiten dabei herauskommen und mit welchen Teilaufgaben und Regeln du deinem Unternehmen helfen kannst, das Ziel möglichst kurz zu erreichen. Für die Aufbauorganisation gibt es bereits Modelle wie das Meddler's Game oder das unFIX Modell. Für das Design deiner Ablauforganisation, kannst du meinen Facilitation Baukasten nutzen.
Die Definition der Aufbauorganisation
Die Aufbauorganisation ist der grundlegende hierarchische Aufbau eines Unternehmens. Für diese hierarchische Struktur wird ein Organigramm erstellt und das bildet die Grundlage für die Zuordnung von Aufgaben und Befugnissen innerhalb der Organisation. Es werden oft Einheiten wie eine Abteilung als Hierarchie betrachtet, die Struktur kann aber auch ein Netzwerk sein. Somit wird die Organisation nach einem administrativen Rahmen aufgebaut, der festlegt, wer die Verantwortung trägt und rechenschaftspflichtig ist. Darüber hinaus werden die Rollen der einzelnen Abteilungen und die Aufgabenverteilung zwischen den Mitarbeitern klar festgelegt.
Die Aufgabenanalyse grenzt die einzelnen Organisationseinheiten voneinander ab, die Aufgabensynthese ordnet sie logisch an. Daraus ergeben sich verschiedene Organisationsstrukturen, die in einem Organigramm dargestellt werden können. In der Aufbauorganisation erstellen wir also etwas statisches.
Die Aufgaben der Ablauforganisation beschreiben
Der Arbeitsablauf, wie er zeitlich stattfindet und dann ein Ergebnis konkret hervorbringt, das ist der Ablauf, den wir bei der Ablauforganisation betrachten. Damit sind wir in der Praxis und der Steuerung der tatsächlichem Arbeit. Wenn wir die Aufbauorganisation als Gerüst verstehen vollen, dann organisiert die Ablauforganisation die konkreten Aufgaben. Das Definieren der Aufbauorganisation ist weit aus einfacher, da es die Organisationsform statisch beschreibt. Hier müssen wir nun dauerhaft bestimmte kontinuierliche Betrachtungen durchführen und die einzelnen Aufgaben und einzelnen Arbeitsschritte betrachten.
Der Fokus
Das spannende an den Ablauforganisationen ist, dass diese oft nach Arten unterschieden werden. So finden wir oft eine Konzentrierung auf Funktionen oder auch Zeit. Leider verwechseln viele Unternehmen immer noch die Struktur mit dem Ablauf. Dieser ist immer dynamisch und der Struktur zwar folgend, aber muss intern nicht in Stein gemeißelt sein. Schauen wir in das Detail bei vielen Unternehmen stecken sie genau in diesem Dilemma. Die einzelnen Teilaufgaben reichen nicht und nur der organisatorische Blick auch nicht. Der richtige Fokus ist notwendig, um ein Unternehmen richtig strukturieren zu können.
Unterschied, Aufbau und Ziele
Die Begriffe Aufbauorganisation und Ablauforganisation sind verschieden. Sie werden in der Praxis oft als Synonyme verwendet, im Grunde stehen sie auch in Beziehung. Einzeln stellen sie aber wenig Weiterentwicklung für Stellen und Abteilung in der Organisation dar. Die Ausrichtung der Struktur gehört zu ersterem, während das Prozessmanagement zu zweitem gehört. Angepasst werden können, muss beides schnell. Der Aufbau und die Anordnung der Struktur findet oftmals zu Beginn statt. Sie ist die Basis. Die Optimierung der Prozesse und das Unternehmens kann nie isoliert betrachtet werden. Dabei geht es nicht nur um Produktion, Auslastung oder den einzelnen Arbeitsschritt.
Aufbau- und Ablauforganisation Arten im Zusammenhang
Die Aufbauorganisation und Ablauforganisation ist das Management der Organisation von Aufbau und Ablauf aller beschriebenen und gelebten Prozesse. Die Organisationsstruktur definiert die Arbeitsteilung und wie Aufgaben, Informationen und Entscheidungen delegiert, koordiniert und überwacht werden. Sie ist die formale Struktur der Rollen, Verantwortlichkeiten und Beziehungen innerhalb einer Organisation. Die Prozessorganisation umfasst die Entwicklung von Prozessen, die festlegen, wie Menschen und Teams zusammenarbeiten, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen. Sie umreißt Aufgaben, Verfahren und Standards für verschiedene Aktivitäten, um eine effiziente Erbringung von Dienstleistungen zu gewährleisten.
Die Organisationsstruktur trägt dazu bei, eine klare "Befehlskette" zu schaffen, die es den Mitarbeitern ermöglicht, ihre Rolle im Unternehmen und ihre Beziehung zu anderen zu verstehen. Die Organisation von Prozessen ist wichtig, um die konsistente Erbringung hochwertiger Dienstleistungen zu gewährleisten, indem standardisierte Arbeitsabläufe geschaffen werden, die abteilungsübergreifend genutzt werden können. Dies fördert die Zusammenarbeit zwischen den Teams und die Verantwortlichkeit. Die Kombination aus Organisationsstruktur und Prozessorganisation bildet die Grundlage für ein erfolgreiches Unternehmen. Sie ermöglichen es Unternehmen, Ressourcen effektiv zu verwalten, Ziele zu setzen, Leistungen zu verfolgen, Ressourcen zuzuweisen und Prozesse zu optimieren, um die Rentabilität zu maximieren.
Aufgrund der starken Verknüpfung und Abhängigkeit zwischen dem Layout der Organisation und dem Prozessablauf ist es wichtig, dass beide miteinander harmonieren und synchron erfolgen.
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