Wenn es um Meetings (oder Sessions) geht, gibt es viele potenzielle Fallstricke, die zu Zeitverschwendung, frustrierten Teilnehmern und einem glanzlosen Ergebnis führen können. Für jeden, der an einem Meeting beteiligt ist, ist es wichtig zu wissen, welche Fehler zu vermeiden sind, um den Erfolg sicherzustellen. Ob du ein Meeting leitest oder daran teilnimmst, wenn du dich im Vorfeld mit den häufigsten Fehlern vertraut machst, die Menschen machen, kannst du produktiv und konzentriert bleiben. In diesem Artikel untersuchen wir, welche Fehler du besser vermeiden solltest, um die Effektivität Ihrer Meetings zu maximieren.
Fehler 1: Keine Vorbereitung
Sich nicht auf ein Meeting vorzubereiten, ist einer der größten Fehler, die man machen kann. Ohne sich die Zeit für die Planung zu nehmen, musst du dich durch Gespräche quälen und Entscheidungen ohne Grundlage oder Anleitung treffen. Es ist wichtig, sich vor einem Meeting die Zeit zu nehmen, die Tagesordnung durchzugehen und wichtige Gesprächspunkte zu finden. Wenn du im Voraus planst, kannst du dich darauf konzentrieren, wie du am besten dazu beitragen kannst, alle im Voraus festgelegten gemeinsamen Ziele zu erreichen.
Ein weiterer Fehler, den viele Menschen machen, besteht darin, das Meeting selbst nicht zu organisieren. Das bedeutet, alle Materialien bereit zu haben, jederzeit bewusst und aufmerksam zu sein, beim Thema zu bleiben und sich nicht von unzusammenhängenden Gesprächen oder Themen ablenken zu lassen. Die Vorbereitung auf jeden einzelnen Punkt, der in der Besprechung besprochen wird, ermöglicht es allen Anwesenden, eine gleiche Stimme zu haben, unabhängig davon, welche Rolle sie vorher einnehmen.
Fehler 2: Unterbrechen
Wenn es um Besprechungen geht, können bestimmte Fehler gemacht werden, die die gesamte Diskussion über den Haufen werfen können. Einer dieser häufigen Fehler ist das Unterbrechen. Unterbrechen kann als unhöflich und abweisend interpretiert werden, was zu Spannungen im Raum führen kann. Es ist wichtig, daran zu denken, dass bei der Teilnahme an einem Meeting jeder etwas Wertvolles beizutragen hat und seine Meinung ohne Unterbrechung gehört werden sollte.
Wenn dir etwas einfällt, das gesagt werden muss, während jemand anderes spricht, springe nicht sofort ein. Warte, bis sie fertig sind, bevor du deine Eingaben hinzufügst oder Fragen stellst. Du kannst dir auch Notizen zu relevanten Punkten machen, die von anderen erwähnt wurden, damit du sie später nicht vergisst. Achte außerdem darauf, nicht über andere Leute hinweg zusprechen oder ihre Sätze zu beenden, da dies herablassend wirken oder ihnen das Gefühl geben könnte, nicht vollständig gehört zu werden.
Fehler 3: Unkonzentriertheit
Fehler in Besprechungen können dem Geschäft schaden und den Fortschritt behindern, aber einer der größten Fehler, die man machen kann, ist mangelnde Konzentration. Bei der Teilnahme an einem Meeting sollte sich jeder auf die anstehende Aufgabe konzentrieren. Unaufmerksamkeit könnte dazu führen, dass wichtige Anweisungen übersehen werden oder der volle Umfang des Projekts, das abgeschlossen werden muss, nicht verstanden wird.
Damit ein Meeting erfolgreich ist, ist es wichtig, dass alle Teilnehmer während des gesamten Meetings engagiert bleiben. Während langer Präsentationen oder wenn Themen komplex werden, können die Gedanken leicht abschweifen, daher ist es am besten, wenn die Anwesenden alle Fragen, die sie haben, so schnell wie möglich aufschreiben, bevor sie sie ganz vergessen. Wenn jemand bemerkt, dass andere während eines Meetings abgelenkt werden, ist es außerdem wichtig, dass er sich verstärkt und den Fokus wieder auf den richtigen Weg richtet.
Fehler 4: Nicht zuhören
Fehler in Besprechungen können kostspielig sein, sowohl persönlich als auch beruflich. Einer der häufigsten Fehler, den Menschen machen, ist, nicht zuzuhören. Es zeigt nicht nur einen Mangel an Respekt gegenüber denen, mit denen Sie sich treffen, es kann auch zu Missverständnissen und schlechten Entscheidungen führen, wenn Sie nicht zuhören. Es ist wichtig, dass du bei der Teilnahme an jeder Art von Meeting, ob formell oder informell, aktiv zuhörst, was von allen Anwesenden gesagt wird.
Wenn jemand in einer Besprechung spricht, sollte ihm Ihre volle Aufmerksamkeit geschenkt werden – nicht nur halbherziges Nicken, während Ihre Gedanken woanders abschweifen oder Multitasking für andere Aufgaben. Durch aufmerksames Zuhören kannst du sicherstellen, dass alle wichtigen Punkte gründlich und vollständig besprochen werden, bevor du zum nächsten Punkt der Tagesordnung übergehst. Darüber hinaus hilft es, eine Atmosphäre des Vertrauens zu schaffen, von der alle an der Besprechung und ihren Ergebnissen beteiligten Parteien profitieren, wenn man den Menschen das Gefühl gibt, gehört zu werden.
Fehler 5: Schlechte Kommunikation
Laut einer Umfrage des Harvard Business Review ist schlechte Kommunikation einer der fünf häufigsten Fehler, die bei Meetings gemacht werden können. Schlechte Kommunikation führt nicht nur zu Verwirrung unter den Teilnehmern, sondern kann auch zu Frustration und Verzögerungen bei der Erzielung von Ergebnissen führen. Dies bedeutet, dass Teammitglieder möglicherweise viel Zeit damit verbringen, zu entschlüsseln, was besprochen wurde, oder schlimmer noch, dass sie aufgrund von Missverständnissen unnötige Maßnahmen ergreifen.
Um diesen Fehler zu vermeiden, ist es für Meeting-Leiter und Teilnehmer gleichermaßen wichtig, eine aktive Rolle bei der klaren Übermittlung von Informationen während der Meetings zu übernehmen. Tagesordnungen für Besprechungen sollten im Voraus bereitgestellt werden und alle Materialien enthalten, die für Diskussionspunkte benötigt werden. Darüber hinaus sollte nach Abschluss des Meetings eine E-Mail mit Notizen verschickt werden, in der alle besprochenen und zugewiesenen Aufgaben zusammengefasst sind, damit alle auf dem Laufenden bleiben. Indem sie diese einfachen Tipps befolgen, können Teammitglieder sicherstellen, dass ihre Meetings produktiv und nicht verwirrend sind.
Fazit: Fehler vermeiden, Ergebnisse verbessern
Das Fazit des Artikels lautet, dass die Vermeidung von Fehlern in Meetings helfen kann, die Ergebnisse zu verbessern. Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass alle Aspekte eines Meetings sorgfältig berücksichtigt und verwaltet werden sollten, vom Zweck und den Zielen des Meetings bis hin zu seiner Struktur und den Teilnehmern.
Um den Erfolg sicherzustellen, ist es wichtig, jedes Meeting im Voraus zu planen. Indem du dir Zeit nimmst, um Details wie Tagesordnungen, Ziele und Ergebnisse vor der Veranstaltung zu berücksichtigen, können potenzielle Probleme im Voraus identifiziert und angegangen werden. Darüber hinaus ist es wichtig, ein Umfeld zu schaffen, in dem sich jeder wohlfühlt, seine Wahrheit offen und respektvoll zu sagen, ohne Angst vor Verurteilung oder Rückwirkung. Schließlich trägt ein erfahrener Moderator, der versteht, wie man eine Diskussion am besten leitet, dazu bei, dass während des gesamten Meetings produktive Gespräche geführt werden. Das Vermeiden von Fehlern in Meetings kann zu besseren Ergebnissen führen, wenn es richtig gemacht wird.
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