Mit Magic Prioritization verfügst du über ein sehr einfaches aber doch wirkungsvolles Mittel, um große Mengen an Elementen wie Product Backlog Items, Anforderungen oder Ideen in eine relative Reihenfolge bekommen können. Magic Prioritization ist sehr einfach und schnell durchführbar.
Du erfährst hier, was Magic Prioritization ist, wie du es vorbereitest, durchführst und dokumentierst. Ebenso zeige ich dir noch, wie du mit Herausforderungen umgehen kannst.
Magic Estimation vs. Prioritization
Magic Prioritization und Magic Estimation klingen ähnlich, sind auch ähnlich, aber der Fokus ist ein anderer. Während wir bei Magic Prioritization auf eine relativen Priorisierung Wert legen, haben wir bei Magic Estimation den Fokus immer auf der relativen Schätzung.
Vorbereitungen für Magic Prioritization
Zu priorisierende Elemente vorbereiten
Die zu priorisierenden Einträge werden entweder ausgedruckt oder digital auf einem Whiteboard vorbereitet. Zudem ist es wichtig, dass die Einträge bei allen die priorisieren auch bekannt sind. Nutze auf den Einträgen bereits bekannte und wichtige Zusatzinformationen bei deiner Vorbereitung. So kann ein Thema, eine Schätzung oder ähnliches wertvolle Hinweise bei der Priorisierung geben.
Eine beschriftete Skala für die Priorisierung
Du benötigst entweder einen großen Tisch oder Platz auf dem Boden. Dabei solltest du eine Skala einführen, die am oberen Ende mit "wichtig" und am unteren Ende mit "weniger wichtig" beschriftet ist.
Vor Ort nutzt du dafür "Maler Krepp" (oder ein anderes Klebeband) und ziehst damit eine Linie auf dem Boden / Tisch. Die Beschriftung kannst du dann mit Klebezetteln oder Karteikarten vornehmen und an die entsprechenden Ende legen.
Gleiches Verständnis
Alle Teilnehmer müssen verstehen, um welche Einträge es geht. Diese Zeit ist wertvoll investiert, denn es reduziert massiv die Zeit bei der Priorisierung. Oft ist das Verständnis aber bereits gegeben, da die Teilnehmer wissen, warum es geht.
Ich habe mehrere Teams gesehen, die das gleiche Verständnis nicht im Vorfeld erarbeitetet hatten. Dadurch entstehen dann "Unruhen", denn die Leute wollen und müssen sich austauschen. Das ist nicht grundsätzlich falsch, du musst dann nur deutlich mehr Zeit für deine Magic Prioritization einplanen.
Durchführung für Magic Prioritization
Verteilen der Product Backlog Items
Alle Product Backlog Items können Sie willkürlich an die Teilnehmer verteilen. Dabei sollten Sie darauf achten, das jeder ungefähr gleich viele Elemente bekommt, ein leichtes Ungleichgewicht ist aber völlig normal und durchaus kein Problem.
Keine Diskussionen
Während des Vorgangs der Priorisierung darf nicht gesprochen werden. Dafür müssen Sie - wie eingangs erwähnt - das Verständnis geschaffen haben. Wenn das nicht etabliert ist, werden Sie hier sehr wahrscheinlich nicht ohne Gspräche auskommen, denn die Klarheit der zu priorisierenden Elemente ist dann nicht gegeben.
Auslegen der Product Backlog Items
Zur Bewertung der Product Backlog Items kannst du dich an das folgende Muster halten und immer wieder durchlaufen, bis keine Einträge mehr existieren:
Verändern der Reihenfolge
Wenn alle Product Backlog Items abgelegt sind und kein Teilnehmer weitere auf der Hand hat, geht es weiter. Dabei gehst du wie folgt vor.
Abschluss der Priorisierung
Ist die Zeit abgelaufen, hast du eine Reihenfolge deiner Einträge (meist gute 80%) und ggf. einen kleinen Anteil (um die 20%), der noch Gesprächsbedarf zu Tage gebracht hat.
Dokumentation
Deine Reihenfolge wird in der Regel noch dokumentiert werden müssen. Jetzt kannst du diese einfach übertragen, zum Beispiel in das Tool deiner Wahl. Oder wenn du eh analog arbeitest, dann hast du deine Reihenfolge bereits.
Herausforderungen
Auch wenn es meistens keine bis wenig Herasuforderungen beim Einsatz von Magic Prioritization gibt, möchte ich doch einige nennen.
Subjektivität bei der Bewertung
Eine Bewertung ist immer eine Perspektive und die kann durchaus unterschiedlich sein. Das drückt sich in der Regel dann mit "springenden" Karten aus. Dabei kannst du diese Sicht nur akzeptieren und musst dann im Nachgang versuchen, eine gemeinsame Perspektive zu etablieren.
Mangelnde Datenverfügbarkeit
Für eine Priorisierung werden in der Regel Daten benötigt, um diese Entscheidung zu treffen. Liegen diese nicht vor, wird es lange dauern. Hier kannst du nur im Vorfeld darauf achten, dass sich alle Teilnehmer mit den Inhalten befasst haben.
Widerstand gegen die Methode
Selten kommt es vor, dass jemand nicht mit machen möchte, weil er die Methode für "unprofessionell" oder ähnliches hält. Hier kannst du nur in ein Gespräch gehen und versuchen, weg von der Methode, hin zum Ziel zu kommen.
Anwendungsbereiche
Die Methode Magic Prioritization ist universell einsetzbar. Ich habe sie in Scrum und Kanban verwendet. Zudem nutze ich sie auch sehr gerne, wenn ich in Workshops etwas in eine Reihenfolge bekommen möchte. Du kannst diese also überall dort nutzen, wo es darum geht, Elemente in eine Reihenfolge zu bringen.